이메일 대안: 온라인 문서 공유를 위해 엑스트라넷 사용하기

문서를 공유할 때 엑스트라넷이 이메일보다 나은 이유는 무엇입니까? 답은 간단합니다: 이메일은 일대일 커뮤니케이션에는 완벽하지만 프로젝트 협업에 참여하는 그룹에게는 이상적이지 않습니다.

대부분의 이메일 프로그램은 메시지와 첨부 파일의 우선순위를 정하는 효과적인 방법을 거의 제공하지 않습니다. 모든 것이 발송된 순서대로 같은 장소에 도착합니다.

엑스트라넷을 사용하면 모든 프로젝트 관련 문서가 프로젝트 전용 폴더 내에서 자동으로 캡처됩니다.

사무실 주변에 떠도는 최신 농담과 섞이지 않습니다.

또한 엑스트라넷은 모든 크기의 문서를 처리할 수 있습니다. 이메일을 사용하면 대규모 첨부 파일이 회사 방화벽을 통과하지 못할 위험이 있습니다.

파워포인트 프레젠테이션을 그룹과 공유하는 것은 완벽한 예입니다. 이메일을 사용하면 프레젠테이션을 작은 부분으로 나누고 각 섹션을 별도의 이메일에 첨부해야 합니다. 섹션이 동시에 도착하지 않아 관련된 모든 사람에게 혼란스러울 수 있습니다. 세 개의 프레젠테이션을 각각 세 부분으로 나누어 여섯 명에게 공유한다고 상상해 보세요. 그것은 여섯 사람에게 보내는 아홉 통의 이메일입니다. 54개의 메시지!

엑스트라넷을 사용하면 프레젠테이션을 한 번에 전송할 수 있으며, 모든 내용이 손상되지 않은 상태로 다른 모든 관련 자료와 함께 하나의 프로젝트 폴더에 자동으로 오버워치핵 저장됩니다.

그리고 모든 사람이 동시에 접근할 수 있습니다.

많은 엑스트라넷은 수신자에게 프레젠테이션이 가능함을 알리는 자동 이메일 알림을 사용하고, 각 사용자가 자신의 관점을 공유할 수 있는 댓글 기능을 제공하여 더욱 쉽게 만듭니다.

엑스트라넷은 중요한 문서들이 올바른 위치에 도달할 수 있도록 보장하며, 즉각적인 응답을 준비합니다. 그리고 관련 문서와 메시지를 결합합니다. 예산, 일정, 전략 계획, 파워포인트 발표, 모든 사람의 메모와 의견이 모두 같은 페이지에 나타납니다. 관련 없는 긴 이메일 목록을 정렬하지 않습니다.

마지막 한 점. 많은 엑스트라넷은 금융 거래를 보호하는 데 사용되는 것과 동일한 보호 기능인 128비트 암호화로 보호됩니다. 반면에 이메일은 누구에게나 전달될 수 있습니다. 최신 농담을 보내도 괜찮지만, 가장 중요한 문서의 기밀성에 관해서는 전혀 재미가 없습니다.